İş Süreçleri Dijitalleştirme Hizmeti kimler için uygun?
- İnsan kaynakları, satın alma ve finans gibi yoğun onay üreten departmanlar
- Saha ekibi ile merkez arasında form ve talep akıtan lojistik firmaları
- Büyüyen ama süreçleri hâlâ kişiye bağlı yürüyen KOBİ’ler
- Müşteri taleplerini e-posta ile takip eden hizmet işletmeleri
- Denetim izi tutması gereken düzenlemeye tabi sektörler
İş Süreçleri Dijitalleştirme Hizmeti kapsamında neler incelenir?
Mevcut durum haritalama
Adımlar, karar noktaları, istisnalar ve belge akışı yerinde tespit edilir.
Hedef akış tasarımı
Gereksiz onaylar çıkarılarak kurallı ve sade bir akış kurgulanır.
İş akışı kurulumu
Akış; form, kural, rol ve bildirim tanımlarıyla araca işlenir.
Devir ve eğitim
Süreci yürütecek kişilere akış, istisna yönetimi ve takip anlatılır.
İzleme panosu
Adım süreleri ve geri dönen talepler için takip görünümü kurulur.
Hangi veriler ve yöntemler kullanılır?
Süreç sahipleriyle yapılan atölyelerde mevcut akış adım adım çıkarılır ve belgeler toplanır. Harita üzerinden istisnalar ve onay kademeleri sadeleştirilerek hedef akış tanımlanır. Kurulum sonrası pilot birimde adım süreleri ölçülerek akış tanımı gözden geçirilir.
Çalışma sonunda elinize ne geçer?
- Mevcut ve hedef durum süreç haritası
- Kural, rol ve onay kademesi tanım dokümanı
- Çalışan dijital iş akışı ve form yapılandırması
- Adım süresi ve talep hacmi izleme panosu
Hangi durumlarda bu hizmete ihtiyaç duyulur?
Elle yürüttüğü, kâğıt ya da Excel’e bağlı işlerini daha hızlı, izlenebilir ve hatasız hale getirmek isteyen işletmeler içindir.
- Onay, sipariş, teklif ya da servis süreçlerini elle yönetenler
- Aynı bilgiyi birden çok yere giren ekipler
- Süreç görünürlüğü ve raporlamayı artırmak isteyenler
- Uzaktan ve çok lokasyonlu çalışmaya geçenler
Kapsamda neler yapılır?
Süreç haritalama
Mevcut süreç adım adım çıkarılır; darboğaz, tekrar ve hata noktaları belirlenir.
Sadeleştirme ve yeniden tasarım
Dijitalleştirmeden önce süreç sadeleştirilir; gereksiz adımlar kaldırılır.
Araç ve otomasyon kurulumu
Form, onay akışı, görev yönetimi, belge yönetimi ve entegrasyonlar uygun araçlarla kurulur.
Eğitim ve alışkanlık geçişi
Ekibe eğitim verilir; yeni süreç kademeli devreye alınır.
Adım adım çalışma süreci
- Haritalama. Mevcut süreç çıkarılır.
- Tasarım. Yeni süreç tasarlanır.
- Kurulum. Araç ve otomasyon devreye alınır.
- Pilot. Küçük ekiple denenir.
- Yaygınlaştırma. Tüm ekibe açılır.
Teslim edilenler
- Süreç haritası
- Yeniden tasarlanmış süreç
- Kurulu araç ve otomasyonlar
- Ekip eğitimi
- Süreç performans raporu
Başarı nasıl ölçülür?
Süreç iyileştirmesi şu göstergelerle izlenir:
- Süreç tamamlanma süresi
- Hata ve yeniden iş oranı
- Elle yapılan adım sayısı
Sık yapılan hatalar
- Kötü süreci olduğu gibi dijitalleştirmek.
- Çok karmaşık araç seçmek.
- Ekibi sürece katmamak.
- Pilot yapmadan genel geçişe gitmek.