İş Süreçleri Dijitalleştirme Hizmeti kimler için uygun?
- İnsan kaynakları, satın alma ve finans gibi yoğun onay üreten departmanlar
- Saha ekibi ile merkez arasında form ve talep akıtan lojistik firmaları
- Büyüyen ama süreçleri hâlâ kişiye bağlı yürüyen KOBİ’ler
- Müşteri taleplerini e-posta ile takip eden hizmet işletmeleri
- Denetim izi tutması gereken düzenlemeye tabi sektörler
İş Süreçleri Dijitalleştirme Hizmeti kapsamında neler incelenir?
Mevcut durum haritalama
Adımlar, karar noktaları, istisnalar ve belge akışı yerinde tespit edilir.
Target Flow Design
Gereksiz onaylar çıkarılarak kurallı ve sade bir akış kurgulanır.
Workflow Setup
Akış; form, kural, rol ve bildirim tanımlarıyla araca işlenir.
Handover and Training
Süreci yürütecek kişilere akış, istisna yönetimi ve takip anlatılır.
Dashboard
Adım süreleri ve geri dönen talepler için takip görünümü kurulur.
What data and methods are used?
Süreç sahipleriyle yapılan atölyelerde mevcut akış adım adım çıkarılır ve belgeler toplanır. Harita üzerinden istisnalar ve onay kademeleri sadeleştirilerek hedef akış tanımlanır. Kurulum sonrası pilot birimde adım süreleri ölçülerek akış tanımı gözden geçirilir.
What will you get out of this project?
- Mevcut ve hedef durum süreç haritası
- Kural, rol ve onay kademesi tanım dokümanı
- Çalışan dijital iş akışı ve form yapılandırması
- Adım süresi ve talep hacmi izleme panosu
Hangi durumlarda bu hizmete ihtiyaç duyulur?
Elle yürüttüğü, kâğıt ya da Excel’e bağlı işlerini daha hızlı, izlenebilir ve hatasız hale getirmek isteyen işletmeler içindir.
- Onay, sipariş, teklif ya da servis süreçlerini elle yönetenler
- Aynı bilgiyi birden çok yere giren ekipler
- Süreç görünürlüğü ve raporlamayı artırmak isteyenler
- Uzaktan ve çok lokasyonlu çalışmaya geçenler
What is included in the scope?
Process mapping
Mevcut süreç adım adım çıkarılır; darboğaz, tekrar ve hata noktaları belirlenir.
Sadeleştirme ve yeniden tasarım
Dijitalleştirmeden önce süreç sadeleştirilir; gereksiz adımlar kaldırılır.
Equipment and Automation Installation
Form, onay akışı, görev yönetimi, belge yönetimi ve entegrasyonlar uygun araçlarla kurulur.
Education and Habit Formation
Ekibe eğitim verilir; yeni süreç kademeli devreye alınır.
Step-by-Step Workflow
- Haritalama. The current process is removed.
- Design. A new process is designed.
- Kurulum. Araç ve otomasyon devreye alınır.
- Pilot. It is tested with a small team.
- Dissemination. Open to the entire team.
Items Delivered
- Process map
- Redesigned process
- Installed equipment and automation systems
- Team training
- Process Performance Report
How is success measured?
Süreç iyileştirmesi şu göstergelerle izlenir:
- Process completion time
- Error and rework rate
- Number of manual steps
Common Mistakes
- Kötü süreci olduğu gibi dijitalleştirmek.
- Choosing a very complex tool.
- Not involving the team in the process.
- Pilot yapmadan genel geçişe gitmek.